Wesołych Świąt Wielkanocnych!

Artykuł WESOŁYCH ŚWIĄT pochodzi z serwisu Kancelaria Biegłych Rewidentów WEC Witczak i Wspólnicy Sp. k..

Artykuł SZCZĘŚLIWEGO NOWEGO ROKU pochodzi z serwisu Kancelaria Biegłych Rewidentów WEC Witczak i Wspólnicy Sp. k..

Artykuł WESOŁYCH ŚWIĄT pochodzi z serwisu Kancelaria Biegłych Rewidentów WEC Witczak i Wspólnicy Sp. k..

Artykuł WSZYSTKIEGO NAJLEPSZEGO Z OKAZJI MIKOŁAJEK pochodzi z serwisu Kancelaria Biegłych Rewidentów WEC Witczak i Wspólnicy Sp. k..

Artykuł Dzień Arkusza Kalkulacyjnego pochodzi z serwisu Kancelaria Biegłych Rewidentów WEC Witczak i Wspólnicy Sp. k..

Rodzaje uprawnień w KSeF

W KSeF występują uprawnienia do:

1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2. wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
3. wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy[1], będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Aby rozpocząć pracę w systemie, wystarczy uwierzytelnić się jedną z metod:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z NIP,
• Profilem Zaufanym,

Dodatkowo po pierwszym uwierzytelnieniu z wykorzystaniem jednej z powyższych metod, można wygenerować token.

Kto może wystawiać lub odbierać faktury w imieniu firmy?

• Właściciel firmy lub osoba fizyczna upoważniona do działania w jej imieniu
• Pracownik posiadający uprawnienia nadane w systemie
• Biuro rachunkowe

Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:

• elektronicznie – poprzez Aplikację Podatnika KSeF.
• w postaci papierowej – za pomocą formularza ZAW-FA.

Jak nadać uprawnienia do KSeF dla biura rachunkowego?

Wraz ze zbliżającym się terminem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak usprawnić procesy księgowe. Jednym z kluczowych kroków jest nadanie biuru rachunkowemu odpowiednich uprawnień, aby mogło w imieniu przedsiębiorcy wysyłać i odbierać faktury w KSeF. To nie tylko ułatwi współpracę, ale także zapewni płynność obiegu dokumentów. Można to zrobić na dwa sposoby – elektronicznie lub papierowo.

1. Nadawanie uprawnień elektronicznie – przez Aplikację Podatnika KSeF

To najszybsza i najwygodniejsza metoda, jeśli posiadasz odpowiednie narzędzia do autoryzacji.

• Krok 1: Wejdź na stronę KSeF. Otwórz przeglądarkę i przejdź pod adres: https://ksef.mf.gov.pl/web/login
• Krok 2: Zaloguj się. Użyj swojego Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (jeśli prowadzisz spółkę).
• Krok 3: Przejdź do zakładki „Uprawnienia”. Po zalogowaniu odnajdź i wybierz odpowiednią sekcję w systemie.
• Krok 4: Wskaż podmiot i zakres uprawnień. Wybierz swoje biuro rachunkowe jako podmiot, któremu chcesz nadać dostęp, a następnie precyzyjnie określ zakres jego uprawnień do działania w Twoim imieniu.

2. Nadawanie uprawnień papierowo – za pomocą formularza ZAW-FA

Jeśli preferujesz tradycyjne metody lub nie masz możliwości autoryzacji elektronicznej, możesz skorzystać z formularza papierowego.

• Krok 1: Pobierz i wypełnij formularz ZAW-FA. Upewnij się, że masz aktualną wersję formularza i wypełnij go starannie.
• Krok 2: Wskaż dane biura rachunkowego. W formularzu umieść wszystkie niezbędne dane osoby lub podmiotu, któremu chcesz nadać uprawnienia do korzystania z KSeF w Twoim imieniu.
• Krok 3: Prześlij formularz do urzędu skarbowego. Upewnij się, że wysyłasz go do właściwego dla Ciebie urzędu skarbowego.

Podsumowanie

Po uzyskaniu dostępu do KSeF i aktywowaniu uprawnień pierwotnych, możesz zarządzać uprawnieniami innych użytkowników z Twojej organizacji. Pamiętaj, aby nadawać uprawnienia z rozwagą, zgodnie z ich rolami, dbając o bezpieczeństwo systemu:

• Nadawaj tylko niezbędne uprawnienia – ogranicz dostęp do funkcji, które są rzeczywiście potrzebne do wykonywania konkretnych zadań (np. wystawiania faktur).
• Regularnie weryfikuj uprawnienia – sprawdzaj, czy są nadal aktualne. Natychmiast odbierz lub zmień uprawnienia, jeśli pracownik zmienił stanowisko lub opuścił firmę.
• Wprowadź wewnętrzne procedury – określ, kto i na jakich zasadach może wnioskować o uprawnienia oraz kto jest odpowiedzialny za ich przyznawanie i odbieranie.
• Uświadamiaj użytkowników – upewnij się, że osoby upoważnione rozumieją zakres swoich uprawnień oraz zasady bezpiecznego korzystania z systemu.

Artykuł Jak nadać uprawnienia do KSeF biuru rachunkowemu lub pracownikowi? pochodzi z serwisu Kancelaria Biegłych Rewidentów WEC Witczak i Wspólnicy Sp. k..

Artykuł WESOŁEGO DŁUGIEGO WEEKENDU pochodzi z serwisu Kancelaria Biegłych Rewidentów WEC Witczak i Wspólnicy Sp. k..

Zacznijmy od podstaw. Czym jest minimalny podatek dochodowy? To specyficzna danina, która została wprowadzona dla spółek będących podatnikami CIT oraz podatkowych grup kapitałowych. Jej celem jest opodatkowanie firm, które pomimo generowania przychodów, wykazują stratę lub bardzo niską rentowność ze swojej podstawowej działalności operacyjnej – czyli ze źródła przychodów innych niż z zysków kapitałowych.

Minimalny podatek dochodowy naliczany jest, jeśli w danym roku podatkowym firma poniosła stratę z działalności operacyjnej, albo jeśli jej rentowność podatkowa – czyli udział dochodów z działalności operacyjnej w przychodach z tej działalności – nie przekroczył 2%. Jeśli Twoja firma spełnia jeden z tych warunków, co do zasady, może być objęty tym podatkiem. Stawka wynosi tu 10% podstawy opodatkowania.

Podstawa ta może być ustalana na dwa sposoby – albo jako 1,5% przychodów operacyjnych powiększone o część specyficznych kosztów (jak finansowanie dłużne czy usługi niematerialne ponoszone na rzecz podmiotów powiązanych powyżej pewnych progów), albo w uproszczony sposób – jako 3% przychodów operacyjnych.

Specjalne zasady liczenia straty i rentowności dla podatku minimalnego

Co ważne przy liczeniu tej straty lub wskaźnika rentowności na potrzeby podatku minimalnego, nie bierzemy pod uwagę straty z lat ubiegłych. Dodatkowo, przepisy nakazują dokonanie pewnych korekt w przychodach i kosztach. Na przykład, do celów tej kalkulacji nie uwzględnia się opłat leasingowych ani wzrostu kosztów zakupu energii elektrycznej, cieplnej lub gazu w porównaniu z rokiem poprzednim. Inna korekta dotyczy kosztów pracowniczych – tutaj dla celów obliczenia straty/rentowności, nie uwzględnia się 20% kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy. Wyłączenie 20% tych kosztów oznacza, że dla celów testu minimalnego podatku, dochód „wzrasta” lub strata „maleje” o tę wartość.

Jak uniknąć minimalnego podatku dochodowego? 5 kluczowych wyłączeń

No dobrze. Skoro wiemy już, kogo podatek minimalny może dotyczyć, przejdźmy do kluczowej kwestii dla większości przedsiębiorców – jak go uniknąć (czy to w ogóle możliwe)? Na szczęście przepisy przewidują szereg wyłączeń.

Nawet jeśli spełniasz warunek straty lub niskiej rentowności, możesz być zwolniony z minimalnego CIT.

Oto 5 najważniejszych sposobów:

1. Status małego podatnika: To bardzo częste wyłączenie. Jeśli Twoja spółka posiada status małego podatnika CIT w danym roku podatkowym, nie jesteś objęty obowiązkiem zapłaty podatku minimalnego za ten rok. Status małego podatnika ocenia się na podstawie danych finansowych za rok poprzedni. Limitem przychodów ze sprzedaży (brutto) w poprzednim roku jest równowartość 2 milionów euro.
2. Początek działalności: Podatnicy są wyłączeni z minimalnego CIT  przez pierwsze trzy podatkowe lata działalności. Warto jednak pamiętać o wyjątku dotyczącym podatników utworzonych w specyficzny sposób (np. w wyniku przekształcenia).
3. Spadek przychodów: Możesz skorzystać z wyłączenia, jeśli w danym roku podatkowym uzyskałeś przychody niższe o co najmniej 30% w stosunku do przychodów uzyskanych w roku poprzednim.
4. Wcześniejsza rentowność: To wyłączenie dotyczy podatników, którzy osiągnęli rentowność na poziomie co najmniej 2% (liczoną dla działalności operacyjnej) w jednym z trzech lat podatkowych bezpośrednio poprzedzających rok, za który należny jest minimalny podatek. Czyli jeśli w 2021, 2022 lub 2023 roku Twoja firma miała rentowność operacyjną wyższą niż 2%, byłeś zwolniony z podatku minimalnego za 2024 rok. Wydaje się, że przy liczeniu tej rentowności z lat ubiegłych stosuje się te same zasady korekt przychodów i kosztów, co przy teście w roku bieżącym.
5. Prosta struktura właścicielska: Podatek minimalny nie dotyczy firm, których udziałowcami, akcjonariuszami lub wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne, pod warunkiem, że firma ta nie posiada znaczących (>5%) udziałów w innych spółkach czy innych praw majątkowych związanych z fundacjami/trustami.

To tylko niektóre z wyłączeń. Przepisy przewidują też zwolnienia m.in. dla przedsiębiorstw finansowych, spółek prowadzących gospodarkę komunalną, czy postawionych w stan upadłości lub likwidacji.

Grupy kapitałowe mogą uniknąć podatku

Przejdźmy teraz do ważnej informacji dla firm, które działają w ramach grup kapitałowych i zastanawiali się nad możliwością skorzystania z wyłączenia dla grup.

Art. 24ca ust. 14 pkt 6 ustawy o CIT zwalnia z minimalnego podatku podmioty wchodzące w skład grupy co najmniej dwóch spółek, gdzie jedna posiada co najmniej 75% udziałów w pozostałych przez cały rok (czyli mamy spółkę matkę, która ma min. 75% udziałów w spółce córce). Dwa warunki: rok podatkowy spółek jest ten sam, a łączna rentowność grupy przekracza 2%.

Spółka A (matka) – 100% udziałów w spółce B (córce). Łączna rentowność grupy to suma dochodów wszystkich spółek pomniejszona o sumę ich strat, podzielona przez sumę przychodów.

Np. 2,5 mln zł dochodu spółka B (przy przychodzie 45 mln zł), 500 tys. straty spółka A (przychód 5 mln zł), czyli razem 2 mln zł dochodu podzielić na 50 mln zł łącznych przychodów = 4% rentowność – wyłączenie z podatku minimalnego grupy (gdyby nie to spółka B mogłaby zapłacić podatek).

Zmiana stanowiska: wszystkie spółki z grupy muszą być uwzględnione

I tu pojawia się istotna zmiana w interpretacji.

Początkowo, Krajowa Informacja Skarbowa prezentowała dość liberalne stanowisko. Uważano, że firmy mają swobodę wyboru, z których spółek spełniających warunek 75% udziałów utworzą grupę dla celów wyłączenia z minimalnego CIT, a które zostawią poza nią. Pozwalało to teoretycznie wybrać tylko te najbardziej rentowne spółki, aby „podbić” średnią dla grupy.

Jednak ten korzystny pogląd jest już nieaktualny.

W interpretacji z 8 kwietnia 2025 roku , Dyrektor KIS wyraźnie stwierdził, że wyłączenie z minimalnego podatku na podstawie art. 24ca ust. 14 pkt 6 obejmuje wszystkie spółki z grupy spełniające kryteria (czyli przede wszystkim warunek 75% udziałów). Nie można zatem wybierać tylko niektórych spółek.

Przełom w interpretacji: spółki matki z zagranicy w wyłączeniu grupowym

Jest też druga, tym razem korzystna zmiana interpretacji dotycząca tego samego przepisu. Wcześniej istniały wątpliwości, czy wyłączenie to dotyczy grup, w których podmiotem dominującym (posiadającym te 75% udziałów) jest spółka zagraniczna. Dyrektor KIS długo uważał, że nie . Jednak w interpretacji z 4 lutego 2025 roku, a następnie ponownie w tej z 8 kwietnia 2025 roku, zmienił zdanie. Potwierdzono, że przepisy nie ograniczają stosowania tego wyłączenia tylko do grup z polskim podmiotem dominującym – mogą być w nim uwzględnione również grupy ze spółką matką z zagranicy. To dobra wiadomość dla międzynarodowych grup kapitałowych działających w Polsce.

Artykuł Minimalny podatek dochodowy pochodzi z serwisu Kancelaria Biegłych Rewidentów WEC Witczak i Wspólnicy Sp. k..

Artykuł UDANEGO DŁUGIEGO WEEKENDU pochodzi z serwisu Kancelaria Biegłych Rewidentów WEC Witczak i Wspólnicy Sp. k..

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolski system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów. Jego głównym celem jest obsługa faktur ustrukturyzowanych – nowego, elektronicznego formatu faktur, który ma zastąpić dotychczasowe faktury papierowe i elektroniczne (np. PDF-y wysyłane mailem).

Terminy wdrożenia KSeF

Od stycznia 2022 r. korzystanie z KSeF jest dobrowolne.

• Duże podmioty (przekraczające 200 mln zł obrotu w poprzednim roku): będą miały obowiązek korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 roku.
• Pozostali przedsiębiorcy, w tym firmy zwolnione z VAT i mikroprzedsiębiorcy: będą mieli obowiązek korzystania z KSeF od 1 kwietnia 2026 roku.

Jak działa KSeF?

W praktyce KSeF działa jako centralny rejestr faktur. Przedsiębiorca wystawia fakturę u siebie w systemie księgowym lub fakturowym, a następnie wysyła ją do KSeF, gdzie następuje jej:

1. walidacja (czyli sprawdzenie zgodności z wymaganiami technicznymi),
2. nadanie numeru identyfikującego,
3. zapis w systemie oraz udostępnienie odbiorcy.

Faktura w KSeF uznawana jest za wystawioną i odebraną w momencie jej przesłania i zatwierdzenia przez system. Nie trzeba już wysyłać jej e-mailem czy pocztą – wszystko odbywa się w jednym miejscu.

Dlaczego KSeF? Cele i korzyści

Wprowadzenie KSeF ma kilka głównych celów:

• Uszczelnienie systemu podatkowego – KSeF ogranicza możliwość wyłudzeń VAT, ponieważ administracja skarbowa zyskuje niemal natychmiastowy dostęp do wystawionych faktur.
• Uproszczenie obiegu dokumentów – faktury są przechowywane w jednym miejscu, nie trzeba ich archiwizować przez lata w formie papierowej lub na serwerze.
• Przyspieszenie rozliczeń i zwrotów VAT – planowane jest skrócenie terminów zwrotów z 60 do 40 dni.
• Standaryzacja dokumentów – ułatwia kontrolę, księgowość i integrację systemów.

Dla przedsiębiorców oznacza to m.in. mniej papierologii, mniej błędów i szybsze procesy. 

Kogo obejmuje obowiązek korzystania z KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury w ramach obrotu między przedsiębiorcami (B2B). Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje wszystkie firmy, które są czynnymi podatnikami VAT, oraz te, które są zwolnione z VAT.

Szczegółowo, KSeF dotyczy:

• Przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT.
• Przedsiębiorców zwolnionych z VAT.
• Podatników zidentyfikowanych w Polsce do procedury unijnej OSS, posiadających polski NIP.

KSeF nie obejmuje:

• Faktur wystawianych na rzecz konsumentów indywidualnych (B2C).
• Faktur uproszczonych (do 450 zł brutto).
• Faktur wystawianych w ramach procedur OSS i IOSS.

Co się zmienia dla firm?

Wdrożenie KSeF oznacza konieczność dostosowania procesów fakturowania i księgowości. Oto najważniejsze zmiany:

• Konieczność integracji z KSeF – systemy fakturowe i ERP muszą umożliwiać eksport faktur w odpowiednim formacie XML i ich przesyłanie do KSeF.
• Zmiana sposobu przesyłania faktur – nie wysyłamy ich już e-mailem, lecz przez system.
• Obowiązek autoryzacji w systemie – dostęp do KSeF wymaga uprawnień (np. przez Profil Zaufany, e-dowód lub token).
• Zmiany w obiegu dokumentów – nie będzie potrzeby przechowywania faktur w archiwum firmowym (KSeF przechowuje je przez 10 lat).

Czy KSeF jest bezpieczny?

Tak, system jest projektowany z zachowaniem wysokich standardów bezpieczeństwa. Każda firma ma dostęp tylko do własnych danych, a autoryzacja użytkowników odbywa się na podstawie certyfikatów, podpisów elektronicznych lub Profilu Zaufanego. Faktury są przechowywane w bezpiecznej, centralnej bazie danych przez 10 lat.

Jak przygotować firmę do KSeF?

1. Sprawdź swój system księgowy/fakturowy – czy obsługuje KSeF i generuje faktury w formacie XML zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
2. Zadbaj o uprawnienia – wyznacz osoby odpowiedzialne za wystawianie i odbieranie faktur w KSeF, skonfiguruj dostęp.
3. Przeszkol zespół – upewnij się, że księgowość i dział sprzedaży wiedzą, jak działa nowy system.
4. Przetestuj integrację – Ministerstwo udostępnia środowisko testowe, w którym można sprawdzić przesyłanie faktur przed wejściem obowiązku w życie.
5. Zaplanuj nowe procedury – zmień instrukcje wystawiania i odbioru faktur, zadbaj o dokumentację.

Co grozi za brak wdrożenia KSeF?

Ponieważ KSeF będzie systemem obowiązkowym, brak jego wdrożenia może skutkować poważnymi konsekwencjami. Wśród przewidywanych sankcji znajdują się m.in.:

• Kary pieniężne – za nieprzesyłanie faktur do systemu lub przesyłanie ich z opóźnieniem. Kara może wynieść nawet do 100% wartości VAT wykazanego na fakturze.
• Brak uznania faktury za wystawioną – faktury przesłane poza KSeF mogą zostać uznane za nieważne.
• Ryzyko odmowy odliczenia VAT – odbiorca faktury może mieć trudności z jej rozliczeniem, jeśli nie została prawidłowo wystawiona w systemie.

Dlatego tak ważne jest, aby już teraz zająć się integracją systemów i przygotowaniem organizacji.

Przyszłość cyfryzacji podatków

KSeF to dopiero początek większej transformacji cyfrowej systemu podatkowego w Polsce. W planach Ministerstwa Finansów znajdują się m.in.:

• pełna integracja z systemami bankowymi i ZUS,
• rozszerzenie e-raportowania (np. JPK) o kolejne segmenty działalności,
• automatyzacja rozliczeń CIT i PIT,
• rozszerzenie systemu na transakcje B2C (faktury dla konsumentów).

Dzięki KSeF fiskus zyskuje narzędzie do monitorowania gospodarki w czasie rzeczywistym, a przedsiębiorcy – w dłuższej perspektywie – mogą liczyć na uproszczenie wielu obowiązków.

Podsumowanie

KSeF to rewolucja w fakturowaniu, która zmienia sposób, w jaki firmy w Polsce dokumentują sprzedaż. Choć początkowo może wydawać się to dużym wyzwaniem, w dłuższej perspektywie oznacza większe bezpieczeństwo, automatyzację i uproszczenie wielu procesów.

Warto przygotować się do nadchodzących zmian już teraz – sprawdzić, czy systemy są zgodne z wymaganiami, przeszkolić pracowników i przećwiczyć nowe procedury. KSeF to nie tylko obowiązek, ale i szansa na modernizację sposobu prowadzenia biznesu.

Najczęstsze pytania (FAQ)

1. Czy mogę wystawić fakturę bez dostępu do internetu? KSeF jest systemem online. W przypadku awarii lub braku dostępu do internetu możliwe będzie skorzystanie z tzw. trybu offline, ale tylko w określonych sytuacjach i przy późniejszym obowiązku przesłania faktury do KSeF.
2. Co z fakturami wystawianymi za granicą? KSeF dotyczy działalności gospodarczej prowadzonej na terytorium Polski. Faktury zagraniczne nie są objęte obowiązkiem, ale należy uważnie analizować przypadki transgraniczne – np. eksport usług.
3. Czy faktury w KSeF muszą mieć podpis elektroniczny? Samo przesłanie faktury do KSeF i jej zatwierdzenie przez system stanowi potwierdzenie jej autentyczności. Podpis elektroniczny nie jest wymagany.
4. Czy można wystawiać korekty przez KSeF? System obsługuje również faktury korygujące, nota bene z większą przejrzystością i kontrolą wersji niż w dotychczasowym modelu.

Artykuł KSeF – Rewolucja w fakturowaniu. Co musisz wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur? pochodzi z serwisu Kancelaria Biegłych Rewidentów WEC Witczak i Wspólnicy Sp. k..