Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolski system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów. Jego głównym celem jest obsługa faktur ustrukturyzowanych – nowego, elektronicznego formatu faktur, który ma zastąpić dotychczasowe faktury papierowe i elektroniczne (np. PDF-y wysyłane mailem).
Terminy wdrożenia KSeF
Od stycznia 2022 r. korzystanie z KSeF jest dobrowolne.
- Duże podmioty (przekraczające 200 mln zł obrotu w poprzednim roku): będą miały obowiązek korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 roku.
- Pozostali przedsiębiorcy, w tym firmy zwolnione z VAT i mikroprzedsiębiorcy: będą mieli obowiązek korzystania z KSeF od 1 kwietnia 2026 roku.
Jak działa KSeF?
W praktyce KSeF działa jako centralny rejestr faktur. Przedsiębiorca wystawia fakturę u siebie w systemie księgowym lub fakturowym, a następnie wysyła ją do KSeF, gdzie następuje jej:
- walidacja (czyli sprawdzenie zgodności z wymaganiami technicznymi),
- nadanie numeru identyfikującego,
- zapis w systemie oraz udostępnienie odbiorcy.
Faktura w KSeF uznawana jest za wystawioną i odebraną w momencie jej przesłania i zatwierdzenia przez system. Nie trzeba już wysyłać jej e-mailem czy pocztą – wszystko odbywa się w jednym miejscu.
Dlaczego KSeF? Cele i korzyści
Wprowadzenie KSeF ma kilka głównych celów:
- Uszczelnienie systemu podatkowego – KSeF ogranicza możliwość wyłudzeń VAT, ponieważ administracja skarbowa zyskuje niemal natychmiastowy dostęp do wystawionych faktur.
- Uproszczenie obiegu dokumentów – faktury są przechowywane w jednym miejscu, nie trzeba ich archiwizować przez lata w formie papierowej lub na serwerze.
- Przyspieszenie rozliczeń i zwrotów VAT – planowane jest skrócenie terminów zwrotów z 60 do 40 dni.
- Standaryzacja dokumentów – ułatwia kontrolę, księgowość i integrację systemów.
Dla przedsiębiorców oznacza to m.in. mniej papierologii, mniej błędów i szybsze procesy.
Kogo obejmuje obowiązek korzystania z KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury w ramach obrotu między przedsiębiorcami (B2B). Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje wszystkie firmy, które są czynnymi podatnikami VAT, oraz te, które są zwolnione z VAT.
Szczegółowo, KSeF dotyczy:
- Przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT.
- Przedsiębiorców zwolnionych z VAT.
- Podatników zidentyfikowanych w Polsce do procedury unijnej OSS, posiadających polski NIP.
KSeF nie obejmuje:
- Faktur wystawianych na rzecz konsumentów indywidualnych (B2C).
- Faktur uproszczonych (do 450 zł brutto).
- Faktur wystawianych w ramach procedur OSS i IOSS.
Co się zmienia dla firm?
Wdrożenie KSeF oznacza konieczność dostosowania procesów fakturowania i księgowości. Oto najważniejsze zmiany:
- Konieczność integracji z KSeF – systemy fakturowe i ERP muszą umożliwiać eksport faktur w odpowiednim formacie XML i ich przesyłanie do KSeF.
- Zmiana sposobu przesyłania faktur – nie wysyłamy ich już e-mailem, lecz przez system.
- Obowiązek autoryzacji w systemie – dostęp do KSeF wymaga uprawnień (np. przez Profil Zaufany, e-dowód lub token).
- Zmiany w obiegu dokumentów – nie będzie potrzeby przechowywania faktur w archiwum firmowym (KSeF przechowuje je przez 10 lat).
Czy KSeF jest bezpieczny?
Tak, system jest projektowany z zachowaniem wysokich standardów bezpieczeństwa. Każda firma ma dostęp tylko do własnych danych, a autoryzacja użytkowników odbywa się na podstawie certyfikatów, podpisów elektronicznych lub Profilu Zaufanego. Faktury są przechowywane w bezpiecznej, centralnej bazie danych przez 10 lat.
Jak przygotować firmę do KSeF?
- Sprawdź swój system księgowy/fakturowy – czy obsługuje KSeF i generuje faktury w formacie XML zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
- Zadbaj o uprawnienia – wyznacz osoby odpowiedzialne za wystawianie i odbieranie faktur w KSeF, skonfiguruj dostęp.
- Przeszkol zespół – upewnij się, że księgowość i dział sprzedaży wiedzą, jak działa nowy system.
- Przetestuj integrację – Ministerstwo udostępnia środowisko testowe, w którym można sprawdzić przesyłanie faktur przed wejściem obowiązku w życie.
- Zaplanuj nowe procedury – zmień instrukcje wystawiania i odbioru faktur, zadbaj o dokumentację.
Co grozi za brak wdrożenia KSeF?
Ponieważ KSeF będzie systemem obowiązkowym, brak jego wdrożenia może skutkować poważnymi konsekwencjami. Wśród przewidywanych sankcji znajdują się m.in.:
- Kary pieniężne – za nieprzesyłanie faktur do systemu lub przesyłanie ich z opóźnieniem. Kara może wynieść nawet do 100% wartości VAT wykazanego na fakturze.
- Brak uznania faktury za wystawioną – faktury przesłane poza KSeF mogą zostać uznane za nieważne.
- Ryzyko odmowy odliczenia VAT – odbiorca faktury może mieć trudności z jej rozliczeniem, jeśli nie została prawidłowo wystawiona w systemie.
Dlatego tak ważne jest, aby już teraz zająć się integracją systemów i przygotowaniem organizacji.
Przyszłość cyfryzacji podatków
KSeF to dopiero początek większej transformacji cyfrowej systemu podatkowego w Polsce. W planach Ministerstwa Finansów znajdują się m.in.:
- pełna integracja z systemami bankowymi i ZUS,
- rozszerzenie e-raportowania (np. JPK) o kolejne segmenty działalności,
- automatyzacja rozliczeń CIT i PIT,
- rozszerzenie systemu na transakcje B2C (faktury dla konsumentów).
Dzięki KSeF fiskus zyskuje narzędzie do monitorowania gospodarki w czasie rzeczywistym, a przedsiębiorcy – w dłuższej perspektywie – mogą liczyć na uproszczenie wielu obowiązków.
Podsumowanie
KSeF to rewolucja w fakturowaniu, która zmienia sposób, w jaki firmy w Polsce dokumentują sprzedaż. Choć początkowo może wydawać się to dużym wyzwaniem, w dłuższej perspektywie oznacza większe bezpieczeństwo, automatyzację i uproszczenie wielu procesów.
Warto przygotować się do nadchodzących zmian już teraz – sprawdzić, czy systemy są zgodne z wymaganiami, przeszkolić pracowników i przećwiczyć nowe procedury. KSeF to nie tylko obowiązek, ale i szansa na modernizację sposobu prowadzenia biznesu.
Najczęstsze pytania (FAQ)
- Czy mogę wystawić fakturę bez dostępu do internetu? KSeF jest systemem online. W przypadku awarii lub braku dostępu do internetu możliwe będzie skorzystanie z tzw. trybu offline, ale tylko w określonych sytuacjach i przy późniejszym obowiązku przesłania faktury do KSeF.
- Co z fakturami wystawianymi za granicą? KSeF dotyczy działalności gospodarczej prowadzonej na terytorium Polski. Faktury zagraniczne nie są objęte obowiązkiem, ale należy uważnie analizować przypadki transgraniczne – np. eksport usług.
- Czy faktury w KSeF muszą mieć podpis elektroniczny? Samo przesłanie faktury do KSeF i jej zatwierdzenie przez system stanowi potwierdzenie jej autentyczności. Podpis elektroniczny nie jest wymagany.
- Czy można wystawiać korekty przez KSeF? System obsługuje również faktury korygujące, nota bene z większą przejrzystością i kontrolą wersji niż w dotychczasowym modelu.